Många mindre bolag betalar för licenser, tjänster och avtal som ingen har gått igenom på länge. Innan ni byter IT-leverantör är det värt att ta reda på vad ni faktiskt betalar för och vad ni får. Ibland räcker en omförhandling, ibland är ett byte rätt väg.
Tecken på att det är dags att se över
- Fakturan har vuxit, men ingen kan förklara varför.
- Ni betalar licenser för personer som har slutat.
- Ärenden tar lång tid och ni vet inte vad avtalet lovar.
- Det är oklart vem som äger era konton, domäner och er dokumentation.
- Avtalet förlängs automatiskt och ingen vet uppsägningstiden.
- Ni vill byta leverantör men vet inte vad det innebär.
Det här bör ni gå igenom
Avtal och villkor
Läs igenom uppsägningstid, automatisk förlängning och hur priserna får justeras. Kontrollera också vad som faktiskt ingår i det fasta priset och vad som debiteras per timme.
Licenser
Gå igenom Microsoft 365 och andra prenumerationer. Hur många licenser betalar ni för, vilken nivå har de och vem använder dem? Licenser för personer som har slutat och för dyra nivåer som ingen behöver är vanliga.
Servicenivå
Jämför svarstider och öppettider i avtalet med hur det faktiskt fungerar. Om leverantören inte håller vad avtalet lovar är det ett bra underlag inför en förhandling.
Ägande och åtkomst
Administratörskonton, domäner och dokumentation ska ligga hos er och inte bara hos leverantören. Annars blir ett byte svårare än det behöver vara.
Säkerhet
Kontrollera att säkerhetskopiering, behörigheter och tvåstegsverifiering finns och fungerar. Det är lätt att anta att leverantören har det på plats.
Omförhandla eller byta?
Ett byte är sällan första steget. Med en sammanställning av vad ni använder och vad ni betalar för står ni starkare i en förhandling med er nuvarande leverantör. Kan leverantören inte leverera det ni behöver är det dags att jämföra alternativ.
Så byter ni leverantör utan avbrott
- Kravställning. Beskriv vad ni behöver i dag och de närmaste åren, så att alla leverantörer svarar på samma sak.
- Upphandling. Jämför offerter på samma underlag, och titta på villkor och uppsägningstid och inte bara pris.
- Plan för övergången. Konton, data och dokumentation flyttas enligt en plan innan det gamla avtalet löper ut.
- Uppsägning i tid. Säg upp det gamla avtalet med rätt uppsägningstid, så att ni inte betalar dubbelt längre än nödvändigt.